Normas legales para la conservación de documentos contables

Si eres propietario de una empresa, es fundamental que conozcas las normas legales para la conservación de documentos contables. Esto es importante para que puedas cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias, así como también para proteger tus intereses en caso de una auditoría.

En este artículo, te explicaremos las normas legales que debes cumplir para la conservación de documentos contables, qué documentos debes conservar y por cuánto tiempo, y cómo puedes hacerlo de manera eficiente y segura.

¿Qué son los documentos contables?

Los documentos contables son aquellos que registran todas las transacciones financieras y contables de una empresa. Estos documentos incluyen facturas, recibos, notas de crédito y débito, estados financieros, balances generales, entre otros.

¿Por qué es importante conservar los documentos contables?

La conservación de los documentos contables es importante por varias razones. En primer lugar, es una obligación legal y tributaria. Las autoridades fiscales pueden solicitar estos documentos en caso de una auditoría o para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Además, la conservación de estos documentos es importante para proteger los intereses de la empresa. En caso de una disputa legal, estos documentos pueden ser utilizados como prueba para demostrar las transacciones realizadas y los pagos realizados.

¿Qué normas legales debes cumplir para la conservación de documentos contables?

Existen varias normas legales que debes cumplir para la conservación de documentos contables. Algunas de las más importantes son:

Ley del Impuesto sobre la Renta

La Ley del Impuesto sobre la Renta establece que los contribuyentes deben conservar los libros y registros contables por un período mínimo de cinco años.

Código de Comercio

El Código de Comercio establece que los comerciantes deben llevar un libro diario y un libro mayor, y deben conservar estos libros por un período mínimo de diez años.

Ley de Procedimiento Administrativo

La Ley de Procedimiento Administrativo establece que los documentos que se presenten ante las autoridades deben conservarse por un período mínimo de cinco años.

¿Qué documentos contables debes conservar y por cuánto tiempo?

Los documentos contables que debes conservar y por cuánto tiempo dependen del tipo de documento y la legislación aplicable. Algunos de los documentos más importantes que debes conservar son:

Facturas y recibos

Debes conservar las facturas y recibos por un período mínimo de cinco años desde la fecha de emisión.

Estados financieros y balances generales

Debes conservar los estados financieros y balances generales por un período mínimo de diez años.

Contratos y acuerdos

Debes conservar los contratos y acuerdos por un período mínimo de cinco años después de que hayan sido ejecutados.

¿Cómo puedes conservar los documentos contables de manera eficiente y segura?

La conservación de documentos contables puede ser un proceso tedioso y costoso si no se hace de manera eficiente y segura. Aquí te presentamos algunas sugerencias para hacerlo de manera eficiente:

Digitaliza tus documentos

Digitalizar tus documentos te permitirá acceder a ellos de manera más fácil y rápida, así como también reducir el espacio de almacenamiento necesario.

Utiliza un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental te permitirá organizar y categorizar tus documentos de manera eficiente, así como también establecer políticas de acceso y seguridad.

Haz copias de seguridad

Es importante hacer copias de seguridad de tus documentos para garantizar su seguridad en caso de un desastre natural o falla del sistema.

Conclusión

La conservación de documentos contables es una obligación legal y tributaria que debes cumplir como propietario de una empresa. Es importante conocer las normas legales que debes seguir, así como también qué documentos debes conservar y por cuánto tiempo. La digitalización de estos documentos, el uso de un sistema de gestión documental y la realización de copias de seguridad son opciones para hacerlo de manera eficiente y segura.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo conservar los documentos contables en formato digital?

Sí, puedes conservar los documentos contables en formato digital siempre y cuando cumplan con los requisitos de la legislación aplicable.

2. ¿Puedo deshacerme de los documentos contables después del período de conservación?

No, debes conservar los documentos contables por el período mínimo establecido por la legislación aplicable.

3. ¿Puedo tercerizar la conservación de mis documentos contables?

Sí, puedes tercerizar la conservación de tus documentos contables siempre y cuando sea con una empresa confiable y que cumpla con las regulaciones aplicables.

4. ¿Puedo utilizar un sistema de gestión documental gratuito?

Sí, existen sistemas de gestión documental gratuitos que pueden ser eficientes para pequeñas empresas.

5. ¿Puedo utilizar un servicio de almacenamiento en la nube para conservar mis documentos contables?

Sí, puedes utilizar un servicio de almacenamiento en la nube siempre y cuando cumpla con las regulaciones aplicables y garantice la seguridad de tus documentos.

6. ¿Puedo conservar mis documentos contables en otro país?

Sí, puedes conservar tus documentos contables en otro país siempre y cuando cumpla con las regulaciones aplicables en ese país y en el tuyo.

7. ¿Puedo utilizar una copia digital de un documento contable como prueba legal?

Sí, una copia digital de un documento contable puede ser utilizada como prueba legal siempre y cuando cumpla con los requisitos de la legislación aplicable.